как все успеть

Как все успевать и чувствовать себя полным сил и энергии

управление временемСодержание:

Цель этой статьи проста — помочь вам найти ответ на вопрос «Как все успевать?».

Для того, чтобы все успевать, необходимо научиться создавать списки задач, которые действительно работают.

Любой может составить список. Проблема в том, чтобы определить важные задачи и знать, как построить каждый день таким образом, чтобы выполнить все задачи из списка и все успеть.

Приобретение этого навыка — настоящий секрет жизненного успеха. Никто не хочет систему, которая требует многочасовых усилий. Вместо этого вы поймете, что нижеупомянутая схема как гибка так и легка в осуществлении.

Основная идея того, чтобы все успевать – это прекратить полагаться на единственный список задач и вместо этого управлять вашей жизнью с помощью четырех основных списков, каждый из которых служит своей цели. Давайте поговорим о том, как это сделать.

Четыре типа списков

В статье «Достижение цели: как избежать 7 распространенных ошибок на пути к своей мечте» мы говорили о том, как некоторые люди используют неупорядоченный подход к составлению списков дел. Они добавляют туманные идеи, чрезвычайные ситуации и вырисовывающиеся срочные дела в один и тот же список, тем самым делая его невыполнимым, и постоянно задаются вопросом «как все успевать». Если подумать, сколько народу используют свой электронный почтовый ящик для управления своими делами, легко представить себе, что в конечном итоге список наполнен как выполнимыми, так и не очень выполнимыми задачами.

Реальность такова, что задачи, проекты и идеи полностью отличаются друг от друга. Некоторые из них срочные, требуют немедленного разрешения. Другие — требуют определенных действий — но только если у вас есть свободное время.

Некоторые задачи требуют составления подробного плана действий. Проблема в том, что многие не могут отличить часть проекта от отдельной, самостоятельной задачи. Чтобы максимально увеличить производительность и перестать мучать себя вопросом «как все успевать», вы должны ясно определить действия, из которых состоят ваши дни, недели и месяцы.

Выход, который решает все эти задачи, состоит в том, чтобы составлять четыре типа списков — каждый из которых выполняет собственную функцию. Такой подход позволяет сосредоточиться на важных задачах и избежать бесполезной работы, которая может выглядеть как срочное дело.

Как все успевать, используя четыре типа списков? Что должно быть включено в каждый список?

 как все успевать

Ну, вот кратко обо всех четырех:

№1: Список Идей:

Это свалка для всех идей, реализовать которые вы хотели бы в будущем. Некоторые могут быть быстро реализованы, другие никогда не увидят свет.

Ключ здесь — развитие привычки к ежедневному пополнению данного списка и пересмотру его, как минимум, раз в неделю.

Это список, куда вы вносите все хорошие идеи, пришедшие в вашу голову. Вы никогда не знаете заранее, что станет «идеей на миллион долларов» и таким образом, ваша работа состоит в том, чтобы развить привычку к записи всего, что приходит вам в голову — даже если это кажется чем-то глупым в данный момент.

[Tweet «Идеи представляют собой ключ к будущему.»]

Есть два основных способа зафиксировать идеи: Evernote и система «43 Папки».

Давайте рассмотрим каждый из этих способов.

Метод 1: Evernote

Что это за программа, для чего она нужна, основные ее принципы Вы узнаете из статьи «Evernote – что это за программа?»

Метод 2: 43 Папки

У идей есть способность ускользать через трещины плохой организационной системы. Одно дело — сделать запись мысли, но помнить о необходимых действиях для осуществления этих идей — совсем другое дело. Второй способ захвата идей – создание системы «43 Папки».

В то время как Дэвид Аллен подробно рассказывал об использовании умной  системы распределения, именно Мерлин Манн дал этой технике меткое название система «43 Папок».

Итак, 43 Папки — это систематический подход для развития идей. Чтобы ее организовать, вам понадобится шкаф для хранения документов с 12 главными папками- по одной на каждый месяц года. Далее вы добавите 31 папку, которые представляют собой максимальное количество дней в каждом месяце. Итого у вас получится 43 папки.

Каждая из 31 папки нумеруется и ставится прямо за папкой текущего месяца, а остальные 11 месяцев папки переставляются за каждый новый день. Посмотрите как это выглядит.

43 папки

Во время очередного недельного просмотра, или просмотра за месяц, вы будете ставить напоминания для отслеживания нужных задач/проектов на определенную дату.

Тогда всё, что вам потребуется, это развить привычку проверять эти 43 папки каждый день и предпринимать действия в отношении каждой из этих задач.

43 папки — реализация привычки

Для развития привычки 43 папок необходимы некоторые затраты, но это стоящее вложение для того, чтобы никогда не забывать о важных вещах.

Что нужно для начала:

1. Выделить место в доме для обработки бумаг и заданий.

2. Купить простую картотеку/шкаф и 50 папок с этикетками.

3. Разложить все ваши задачи и идеи в хранилище.

4. Просматривать эти идеи и задачи при еженедельном обзоре картотеки.

5. Назначать дату для просмотра потенциальных задач и дел.

6. Стирать старые метки и делать новые, чтобы ориентироваться во всем списке дел.

7. Завести ежедневник с напоминаниями для ориентира в каждой папке за текущий день.

Система «43 Папок» обеспечивает вас простым механизмом для запоминания идей. Когда вы оставляете напоминание об интересующих задачах, ваш ум не будет занят их беспорядочным прокручиванием в голове. Вместо этого, вы будете свободны для концентрации на текущих задачах и проектах. Независимо от того, какую программу или метод вы решите использовать, всегда хочется, чтобы записанная идея хранилась в надежном месте с возможностью регулярно ее пересматривать.

Как выглядит система 43 Папки на практике — посмотрите короткое видео:

Еvernote или 43 Папки?

Как видите, у каждого метода есть свои преимущества. Вопрос в том, какой из методов лучший для захвата идеи для вас?

Как по мне, так Evernote – лучший вариант.

Почему Evernote? Потому что эта платформа может синхронизироваться с каждой частью вашей жизни. Например, если вас посетила идея, когда вы ведете автомобиль, вы можете использовать функцию voice-to-Evernote на iPhone для мгновенной записи этой мысли. Когда вы обрабатываете заметки и почту на ПК, вы можете использовать функцию Clipper чтобы добавить в закладки важный веб-сайт. И наконец, вы можете записывать случайные, вдохновляющие идеи просто во время прогулки. Да почти везде, где вы ходите, вы можете использовать Evernote для фиксирования любой информации.

В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен убеждает читателей использовать то, что он называет «вездесущим устройством захвата». Это – необычный способ сказать, что все идеи должны сохраняться в одном месте. На мой взгляд, Evernote — прекрасное решение для этих целей.

№2: Список задач в рамках Проекта:

Если что-то требует больше чем двух отдельных действий, то это — отдельный проект, его нужно расписать в отдельном списке. Такой список — это в основном перечень шагов, которые приведут вас от идеи к конечному результату, законченному проекту.

Список № 2a: Списки проектов.

Большинство идей подразумевают выполнение нескольких шагов для их воплощения, и все эти действия чаще всего невозможно осуществить в пределах одного дня. Вот почему важно расписать такую идею на конкретные действия в пределах одного списка дел. Вот несколько пунктов такого списка:

  • Крайний срок выполнения, если таковой подразумевается, а также этапы выполнения конкретных действий в рамках проекта.
  • Отдельные действия или задачи. Чем задача меньше и при этом более автоматизирована — тем более выполнимой она становится.
  • Отдельный проект для каждой идеи. Если вы работаете над пятью проектами, значит должно быть пять списков задач.

Кажется, довольно просто, не так ли? Давайте посмотрим, как это может выглядеть на примере простого рабочего проекта.

Представьте, что сегодня 1 июля 2015 года, и вам нужно сделать доклад 1 сентября 2015 года. Составляя список задач по данному проекту вы идете в обратном порядке, начиная с даты доклада, намечая действия, которые необходимо предпринять на этом пути. Вы можете разделить весь процесс на простые этапы, которые будете осваивать на протяжении двух месяцев. Вот как это будет выглядеть:

1. Выбрать активную тему для презентации на конференции, крайний срок – 8 июля 2015 г.

2. Рассказать о презентации организаторам мероприятия и убедиться, что они довольны выбранной темой, крайний срок — 15 июля 2015 г.

3. Составить Mind Map (ментальная карта, карта мыслей, интеллект-карта) вашего выступления с кратким обзоров пунктов, которые войдут в презентацию, крайний срок — 17 июля 2015 г.

4. Поговорить с «целевой аудиторией», выяснить их текущие проблемы, связанные с темой вашего выступления, крайний срок — 22 июля 2015 г.

5. Собрать необходимые данные, показатели, статистику, крайний срок — 25 июля 2015 г.

6. Привести собранную информацию в логический порядок, крайний срок – 28 июля 2015 г.

7. Сделать черновик презентации, крайний срок — 5 августа 2015 г.

8. Получить отзывы по презентации от коллег, попросить членов группы поддержки и друзей об их участии, крайний срок — 12 августа 2015 г.

9. Написать вторую, третью и окончательную версию презентации, крайний срок — 19 августа 2015 г.

10. Репетировать презентацию до тех пор, пока не будете чувствовать полное владение материалом, крайний срок 30 августа 2015 г.

11. Выступление, крайний срок — 1 сентября 2015 г.

все успетьОбратите внимание, как этот список объединяет отдельные действия и привычки.

Это означает, что вы не только должны выполнить каждый пункт, но и выделить конкретные промежутки времени каждый день на работу над презентацией. Это должно быть частью вашего списка самых важных дел.

Разумеется, каждый проект отличен от другого. Ключевой момент здесь то, что вы начинаете с конечной цели, прорабатываете весь путь, пока не выясните, что конкретно нужно осуществить в рамках проекта.

Одна из основных проблем при составлении списка задач в рамках проекта – это то, что люди не могут думать о каждой задаче в отдельности. В то время как одни люди предпочитают создание линейных списков задач (как список задач в рамках проекта), другие предпочитают создание Mind Map.

Список № 2b: Mind Map для проектов.

О том что такое mind map и как составлять карты ума, Вы узнаете из статьи «Интеллект карты (ментальные карты, карты ума, mind map)».

№3: Еженедельный Список Задач:

У всех нас есть срочные дела и запланированные встречи. Как правило, это личные и профессиональные обязательства, которые должны быть осуществлены в определенный день в определенное время. Перед тем, как планировать свою неделю, нужно просмотреть этот список, чтобы увидеть, что и когда должно быть выполнено.

Задачи в рамках проектов также должны входить в этот список. Это те пункты, которые вы должны завершить, чтобы осуществлять продвижение текущих проектов, для чего потребуется отвести определенное время в течение недели.

№4: Самые Важные Дела (СВД):

СВД – это маленький список (обычно три пункта или меньше) задач, которые являются вашим высшим приоритетом в течение дня. Ключ — вы работаете над этими пунктами прежде, чем сделать что-либо еще.

С одной только этой стратегией вы будете намного более производительными, чем люди, проводящие первый час очередного дня сидя в Facebook или проверяя-отвечая на электронную почту.

Вот где происходит действие! В то время как список еженедельных задач полон повседневной деятельности и запланированных встреч, список важных дел (СВД) сосредоточен на трех очень специфических задачах, которые будут выполняться в определенный день.

СВД работают лучше, когда вы выбрали две задачи, которые важны прямо сейчас (например, работа над презентацией или над крупным проектом), а третья — связана с важной привычкой (например, писательская деятельность).

Другой важный аспект этого процесса — поставить четкую цель выбранной задачи и примерно оценить количество времени на ее выполнение. Это значит, что установлены измеримые, конкретные цели.

Предположим, что вы работаете над вашей следующей книгой.

Вместо того, чтобы записывать в СВД нечто вроде «Написать следующий раздел книги» неплохо бы установить ориентир вроде такого: «Написать 1500 слов для романа».

Это предложение заключается в установлении ваших ежедневных приоритетов вокруг завершения этих трех пунктов.

В самом деле, попробуйте сделать их (если можно) в течение первой части дня. Таким образом, если случится нечто непредвиденное, это не причинит большого вреда, потому что вы уже завершили те задачи, которые имеют наибольшее влияние на вашу жизнь.

И наконец, хитрость создания действенных СВД в том, чтобы записать их или в конце рабочего дня или самым первым делом с утра. Таким образом, вы будете иметь четкое представление о задачах, которые действительно важны.

как все успеть

Как создать СВД?

Сделать список СВД легко — обычно эта привычка, которая требует меньше пяти минут вашего времени. Просто следуйте этим семи шагам:

1. Используйте липкие записки или маленькие карточки (это удержит вас от записи слишком большого числа задач)

2. В конце каждого дня определяйте три важные задачи на следующий день, либо делайте это первым делом с утра.

3. Определите приоритеты в этом списке, поставив наиболее важную задачу на самом верху.

4. Определите обязательные текущие задачи или встречи.

5. После пробуждения начните выполнять задачу №1 не останавливаясь до ее полного завершения, затем задачу №2, затем — №3.

6. Планируйте какие-либо обязательные мероприятия или встречи между этими тремя задачами (как будет получаться — зависит от конкретного графика).

7. Проведите остаток дня, сосредоточившись на других задачах списка дел.

Рекомендуется разрабатывать привычку определения ежедневных СВД. Начинать каждый день с акцентом на важных задачах — это отличный способ, чтобы достичь высокой эффективности деятельности и не тратить понапрасну свои ограниченные силы. Вы увидите, что вместо того, чтобы «находить время» для достижения цели, вы будете работать на приоритетных задачах, в то время как большинство людей пьют кофе и проверяют Facebook.

Вам может показаться бессмысленным ведение четырех отдельных списков. Почему вы должны делать всю эту дополнительную работу, чтобы добиться цели? Мой ответ — прояснение. С четырьмя раздельными списками у вас будет место для каждой прекрасной идеи, конкретной задачи, будут ясно видны крайние сроки их выполнения и четко обозначена ежедневная деятельность. Вы также обнаружите, что легче управлять временем, когда каждый день стартует по заранее определенной схеме движения. Вы сосредоточены на важных задачах и занимаетесь всем остальным, только если у вас есть дополнительное время.

Когда вы попробуете эту концепцию на практике, вы поймете, как это помогает вам оставаться сосредоточенными на каждой задаче. Вы не будете чувствовать себя подавленными, потому что задачи выполняются! И вы не будете чувствовать себя заваленными перечнем дел. Вместо этого вы будете структурировать каждый день вокруг осуществления небольшого количества реальных задач, которые действительно важны.

Если вы внедрите в свою жизни все 4 типа списков, ваша производительность увеличиться в разы, а вопрос «как все успевать» потеряет свою остроту и актуальность.

Также предлагаю Вам посмотреть видео «Как успеть все — Все буде добре — Выпуск 358 — 18.03.14»


Удачи в реализации Ваших проектов!

Вам также будет интересно:

1 комментарий к “Как все успевать и чувствовать себя полным сил и энергии

  1. Да, для того, чтобы все успевать, нужно научиться правильно планировать. А какое планирование без списка дел?

    [Ответить]

Оставить комментарий