Чтобы знать, как добиться цели, никогда не стоит недооценивать силу списка дел.
Мы живем в быстро меняющемся, перегруженном информацией мире, и иногда нам кажется, что нас постоянно дергают в миллион разных сторон одновременно.
Одна из причин нашего напряжения — наши умы набиты незаконченными мыслями и идеями.
Перестаньте думать о них и начните создавать списки, управляющие и направляющие ваши действия.
Кроме того, списки дел помогают оценить важность конкретной идеи. Если вы обнаружите, что вы постоянно откладываете задачу или не начинаете действовать – это признак того, что задача не совмещается с личной целью.
Если вы поместите задачу в список, который пересматривается ежедневно, вы быстро выясните, нужно вам это делать или нет.
Наконец, мне кажется, что список дел позволяет обработать каждую мысль, которая появляется в вашей голове.
Если сама генерация великих идей не очень трудна, то совсем другое дело — включить возникшую мысль в практический план, а затем реализовать в готовый проект.
Со списком текущих дел вы можете наметить каждый шаг процесса и разбить его на четкий ежедневный план действий.
Чтобы дойти до цели, надо идти.
Смысл создания списка дел – знать, как добиться цели. Как ни странно, многие люди тратят больше времени на планирование, чем на последующие действия.
Как генерал Паттон однажды сказал: «Хороший план, выполненный сейчас — лучше, чем идеальный план, выполненный на следующей неделе.»
Важно прислушаться к этому совету, потому что легко потратить слишком много времени на планирование своего дня, и потом просто не успеть сделать все, что было запланировано.
Вот почему в статье мы свяжем все вместе в простой план действий, который сосредоточен на оказании вам помощи в достижении результатов и достижении цели с наилучшим результатом.
Как добиться цели и получить наилучший результат
Шаг 1: Выбор платформы для списка дел.
Когда дело доходит до управления своими списками задач, у вас есть два варианта на выбор:
1. Бумажный подход с физическими списками, которые хранятся в папке.
2. Цифровой список, который синхронизируются с вашим компьютером и мобильным устройством (например Remember The Milk).
Выбор за вами. Некоторые люди прежпочитают бумажный подход, потому что им нравится иметь папку, полную проектов и будущих задач, открытую там, где они работают.
С другой стороны, вы могли бы выбрать цифровой список с его возможностями синхронизации с разными устройствами.
Независимо от вашего выбора, вы должны полностью связать себя с этой платформой и использовать ее ежедневно.
Шаг 2: Используйте Evernote для фиксации идей.
Evernote является одним из немногих эффективных приложений. Вероятно, вам постоянно приходят в голову идеи.
Хитрость в том, чтобы создать механизм, с помощью которого вы будете регулярно отслеживать ваши идеи. С Evernote вы можете записать идеи и напоминания в течение дня, затем поставить закладки на важные разделы во время работы на компьютере.
Все они могут быть сохранены в одном месте для легкого доступа.
Шаг 3: Создание списков задач в рамках личных и профессиональных проектов.
Любая задача, которая требует нескольких шагов, является проектом, в рамках которого составляется список задач проекта. Они будут храниться либо в физическом виде в папке или в вашем цифровом списке дел.
При создании списка задач в рамках проектов, нужно ставить реальные, выполнимые цели. Подумайте об этом действии, как если бы вы пытались объяснить это тому, кто имеет ограниченное понимание вашего языка. Будьте точны и опишите ровно то, что должно быть сделано.
Кроме того, разделите всё на краткосрочные достижимые цели. Чем в большей мере вы превратите проект в ежедневный процесс, тем более последовательные действия вы сможете осуществлять.
Если у вас возникли проблемы с пониманием всех шагов в процессе планирования проекта, используйте творческий инструмент, такой как Mind Map, и составьте схему к каждой задаче. Продолжайте спрашивать себя «Что дальше?» и записывайте ответы.
Делайте это упражнение в течение часа, чтобы до конца наполнить проект.
Наконец, когда у вас есть список задач, определите приоритетность их выполнения в разрезе важности и срочности. Вы будете использовать эту информацию при планировании еженедельных задач.
Шаг 4: Делайте еженедельный обзор.
Выделите час времени раз в неделю, чтобы спланировать следующие семь дней.
Кто-то предпочитает делать это по воскресеньям, потому что можно успеть отдохнуть в выходные, и набраться достаточно энергии, чтобы взяться за предстоящую неделю.
Сосредоточьтесь на завершении нескольких действий в ходе этого процесса.
Задайте три вопроса:
- Каковы мои личные обязательства?
- Каковы мои приоритетные проекты?
- Сколько времени у меня есть?
Ответы на эти вопросы определят, над чем вы должны работать, а что отложить.
• Определитесь со встречами и текущими делами. Лучше знать заранее, что твоя неделя полна встреч и собраний. Таким образом, вы не будете пытаться втиснуть что-то еще.
Это будет только разочаровывать вас и вызывать чувство безнадежности усилий. Любые известные обязательства должны быть запланированы в вашем еженедельном списке дел заранее.
• Распишите задачи в рамках проекта. Определите ключевые проекты для следующих семи дней. Потом запланируйте время для работы над конкретными задачами. Впишите их в ваш еженедельный список дел и относитесь к ним, как к приоритетным задачам.
• Определите требуемые уровни энергии. Присвойте номер — от 1 (низкий) до 5 (высокий) — каждой задаче недельного списка дел. Этот рейтинг должен соответствовать уровню энергии, необходимой для выполнения задачи.
Упорядочите задачи в соответствии с вашими личными циркадными ритмами.
• Обрабатывайте захваченные идеи. Пройдитесь по всем вашим заметкам. Создайте короткий список задач в рамках каждой идеи или запланируйте время, чтобы отслеживать список идей.
Это важно, потому что так вы никогда не пропустите потенциальную возможность.
Вот так!
После завершения этого еженедельного обзора, вы будете иметь структуру, которая будет работать как примерный план действий на ближайшие семь дней, а также вы будете четко знать, как добиться цели.
Только не забудьте о некоторой гибкости, потому что вы никогда не знаете, когда экстренный случай заставит вас изменить ваш график.
Шаг 5: Начинайте каждый день с самых важных дел (СВД)
Используйте еженедельный список дел в качестве ориентира, определите три задачи, которые будут иметь наибольшее влияние на вашу жизнь.
Запишите их на липкой записке или небольшой карточке. Начинайте каждый день, выполняя эти задачи прежде других.
Должны быть четко определены действия в начальном и конечном пунктах. Что еще более важно — подберите показатель, которым можно оценить успешное завершение каждой задачи.
Кроме того, планируйте перерывы между задачами. Используйте это время, чтобы расслабиться, потянуться, пройтись или выпить чашечку кофе.
Это важно, потому что это зарядит ваши батарейки, прежде чем вы сосредоточитесь на следующей задаче.
Знать путь и пройти его — не одно и тоже.
Шаг 6: Просто сделайте это!
Часто это самый трудный шаг. У всех нас есть то первичное ощущение инертности перед началом рабочего дня.
Решение?
Просто сосредоточьтесь на первом шаге и приступайте к работе. Вот несколько идей, которые могут помочь:
• Удалите отвлекающие факторы. Они включают в себя все, что подает сигналы (электронная почта, социальные сети, мгновенные сообщения, текстовые сообщения и телефонные звонки).
Отвлекать внимание могут беспорядок на столе, фоновый шум и многозадачность. Вы же хотите начать день, сосредоточив внимание на самой важной задаче.
• Сделайте приготовления. Легко отложить задачи, если мы не полностью готовы завершить их. Если у вас нет документов, сообщений электронной почты или компьютерных программ, которые вам необходимы, вы будете тратить драгоценное время в их поисках.
Ключевой момент — подготовить все заранее (например, за день), так чтобы вы могли сразу приступать к задаче.
• Приступите к работе. Перестаньте думать о том, как много работы нужно сделать для завершения конкретной задачи.
Вместо этого, сосредоточьтесь на завершении действительно небольшой цели или вехи. При этом используется психология концепции мини-привычек, о которой вы можете прочитать в статье «Как мотивировать себя и начать действовать».
• Сосредоточьтесь на «СЕЙЧАС». Прекратите мучительно размышлять над количеством дел, которые должны быть завершены к концу дня.
Не волнуйтесь о неудаче или о том, что могло бы случиться. Просто сосредоточьтесь на том, как выполнить текущую работу наилучшим образом.
• Создайте план для препятствий. Потратьте несколько минут, чтобы записать то, что происходит в вашей голове, когда вы застряли.
- Задача слишком сложна, чтобы завершить ее?
- Вы сомневаетесь в том, как сделать что-то?
- Вы боитесь неудачи?
Простейший способ преодолеть препятствие — определить точную причину, по которой вы застряли, и разработать план преодоления этих обстоятельств.
• Понимайте, каково вознаграждение. Когда все остальные терпят неудачу, напомните себе о долгосрочной ценности того, что решение этой задачи означает для вас.
Чем больше действий вы сможете соединить для достижения важной цели, тем более мотивированы вы будете, осознавая, что действуете последовательно.
Многие люди не сразу могут приступать к работе. Что делать в этом случае? Начинайте каждый день, удаляя все возможные отвлекающие факторы, а затем сосредоточьтесь на завершении ряда важных задач, создавая позитивный импульс в течение дня.
Шаг 7: Выполняйте повседневную деятельность и встречи.
В зависимости от вашего графика, вы также должны будете осуществлять повседневную деятельность. Для этого Вам поможет список приоритетов.
Начинайте каждый день со своих топ-СВД, а затем работайте по вопросам, которые менее важны.
Продолжайте делать это, пока день, отведенный на выполнение задач, не будет окончен, но не в режиме «не на жизнь, а на смерть», если вы не успели завершить все.
Шаг 8: Заполняйте пробелы.
Если вы завершили СВД и повседневные задачи, то возьмите список проектов и работайте по следующим задачам из вашего списка.
Одним из преимуществ поддержания списков задач по проектам является то, что они обеспечивают простой план действий в том случае, когда вы не уверены в том, что делать дальше.
Они не подавляют вас, потому что они спрятаны в физической или цифровой папке, но вы будете иметь к ним доступ, если у вас есть дополнительное время для работы над задачей, связанной с проектами.
Шаг 9: Принимайте трудные решения.
Если пункт в списке остается невыполненным более трех дней, то нужно сделать одно из трех:
1. Начните следующий день с его выполнения, прежде чем делать что-нибудь еще.
2. Запланируйте в календаре дату, когда вы точно выполните этот пункт.
3. Удалите его, если он уже не актуален.
Одна из проблем, которая связана со списком дел — та, что люди постоянно добавляют задачи без удаления устаревших задач.
В результате они испытывают чувство вины, потому что не приняли меры по задачам, срок по которым истек месяц назад.
К счастью, есть простое (но трудное) решение этой проблемы: принимать трудные решения по каждой задаче в вашем списке.
Если вы задерживаете выполнение чего-либо, то вы должны немедленно принять меры по этому пункту или избавиться от него.
Это не должно быть стрессовым мероприятием. Выясните, почему вы отложили некоторые задачи в вашем списке вместо игнорирования их.
Шаг 10: Практикуйте непрерывное совершенствование.
Ни один список дел не является совершенным с самого начала. В конце концов, система планирования дел должна точно соответствовать тому, чем вы занимаетесь каждый день.
Ключ — в тестировании различных стратегий управления временем, изучение каждого дня на собственном опыте и постоянный поиск способов улучшения контроля и планирования.
Теперь вы знаете, как добиться цели, с помощью простых 10 шагов. Все остальное зависит от вас.
Это нормально, если вы делаете ошибки на пути достижения своей цели. Так мы все получаем важные уроки.
Ваша главная задача — остаться преданным этому процессу. Каждую неделю, да, фактически, каждый день — вам предоставлена возможность создания списков, которые помогут вам добиться цели.
Все, что вам нужно сделать — это извлечь уроки из этого повседневного опыта и применять их на этом пути.
Удачи в достижении цели!
Вас это заинтересует:
