Чтобы повышать личную эффективность, быстрее достигать поставленных целей и получать больше результатов, нужно знать, как себя организовать. При чем организовать себя без насилия над собой и жестких рамок.
Именно такая организация себя возможна благодаря технике еженедельный обзор.
Еженедельный обзор — это концепция, которую я первоначально узнал из книги Дэвида Аллена «Getting Things Done» (Как привести дела в порядок).
Как себя организовать с помощью техники еженедельный обзор.
Это простой процесс. Раз в неделю посмотрите на ближайшие семь дней и запланируйте мероприятия или проекты, которые вы хотели бы осуществить. Затем проработайте все записи из списка 1 (список захвата идей). И закончите обработку всех новых документов.
Это все можно сделать с помощью трех простых шагов:
Шаг 1: Задайте три вопроса.
Начиная еженедельный обзор, задайте три вопроса, которые будут определять, чем вы будете заниматься в течение следующих семи дней:
1. Какие у меня есть личные обязательства?
Вы планируете семейные дела? Собираетесь ли в отпуск? У вас есть какие-либо личные встречи, собрания, телефонные звонки? Есть что-либо забавное, что вы хотели бы сделать?
Как выяснилось, наличие многих личных обязательств мешают своевременно завершать проекты, так что лучше планировать эти потенциальные перерывы раньше, чем они возникнут внезапно и сорвут все планы на следующие семь дней. И если честно, лучше несколько сократить объём деятельности, чем пытаться быть супер героем, работая каждый день по 16 часов.
2. Какие проекты являются приоритетными для меня?
Иногда некий проект имеет приоритет над всем остальным. Это время, когда нормальным будет целенаправленно отложить все другие занятия. Лучше сосредоточить внимание на чем-то одном в течение одного отрезка времени. Вы можете использовать еженедельный обзор, чтобы сосредоточить свои усилия на завершении одного определенного проекта, который будет иметь наибольшее влияние на вашу профессиональную или личную жизнь.
3. Сколько времени у меня есть?
Это очень важный вопрос. Если вы знаете, что ваше время ограничено (как с необходимостью сосредоточить внимание на одном проекте), то вы должны дать себе разрешение не начинать ничего нового в это время. Важно отслеживать количество часов, фактически затраченных на работу и личные проекты. После того как вы поймете, сколько времени в среднем вы тратите на различные виды деятельности, вы сможете использовать этот третий вопрос для определения, куда лучше всего направить свое время и энергию. И таким образом вы сможете лучше организовать себя.
Шаг 2: Планирование проектных задач.
После ответа на эти три вопроса, составьте план на следующие семь дней.
Простейший способ сделать это — посмотреть на ваши списки задач в рамках проектов и планировать время так, чтобы доводить до конца наиболее важные действия.
Внимательно посмотрите на каждый проект. Определите те объекты в этих списках, которые будут иметь наибольшее влияние на вашу профессиональную и личную жизнь. Затем распланируете время на следующие семь дней таким образом, чтобы выполнить именно эти задачи. Это те задачи, которые будут включены в ваши еженедельные списки дел и в списки самых важных дел (СВД).
Шаг 3: Обработайте захваченные идеи.
Итак, у вас есть ноутбук/приложение, наполненные великими идеями. Как вы отслеживаете их? Простейшее решение — обрабатывать каждую из этих идей, и, либо делать это немедленно, либо запланировать время, когда вы сможете это сделать. Весь этот процесс может быть легко втиснут в еженедельный обзор.
Просто откройте Evernote или «43 Папки», затем пройдитесь по всем записям. В общем, вы будете приходить к одному из двух вариантов:
1 – Идея может быть реализована.
Есть такое правило — правило «двух минут». Суть правила в том, что если что-то занимает две минуты, чтобы это закончить, то вы должны сделать это немедленно. Не откладывая и не планируя. Просто сделайте это.
Если идея — то, что вы хотели бы немедленно реализовать, выпишете шаг за шагом план, как вы будете это делать. Запишите ряд действий, которые нужно сделать для осуществления этой идеи, а потом запланируйте эти действия на предстоящую неделю.
2 – Идея не может быть реализована.
Иногда у вас нет времени, чтобы осуществить какую-то идею, но вы не хотели бы забыть о ней. Вот когда вы можете использовать метод «43 папки». Просто выберите дату, чтобы проследить эту идею, а потом установите напоминание для этого дня.
Таким образом, вы никогда не выпустите из внимания потенциально важную идею.
Как уже говорилось ранее, еженедельный обзор обеспечивает основу для следующих семи дней и повышает ваш уровень организованности. Не торопитесь, поработайте над идеями, посмотрите на запланированные встречи и определите важные задачи. Тогда вы начнете неделю с упором на то, что действительно имеет значение в вашей жизни.
Чтобы лучше понять, как себя организовать, давайте разберем, какие списки лучше составлять: физические или цифровые.
Есть две школы мысли, когда дело доходит до управления списками. Первая из них — это подход «ручка и бумага» (или распечатанный список), где вы работаете с физическими списками, которые хранятся в папках на полке. Второй подход заключается в использовании программного обеспечения или приложений, к которым вы можете получить доступ с разных платформ.
Давайте пройдемся по каждому из них.
Вариант 1: Физический список дел.
Первый вариант очевиден — в основном вы поддерживаете физические списки всех проектов, еженедельного списка и каждой идеи. Вы можете сохранять эти списки в картотеке или папке, которую вы носите с собой все время.
Многие люди предпочитают этот вариант, потому что вы можете обращаться к этим спискам при планировании недели или работе над проектом. С физическим списком вам не нужно тянуться к телефону или загружать программу, когда необходимо определить следующее задание. Эти списки могут оставаться открытыми все время под рукой и обеспечивать структуру вашего рабочего дня.
Для многих родившихся в прошлом веке, способ работы с бумажными списками более привычен.
Вот несколько причин, почему этот метод хорошо работает:
• Процесс записи задач реально помогает вам помнить о них лучше, чем когда вы вводите их в приложение или программу, которую не проверяете регулярно.
• Простой кусок бумаги часто легче найти и использовать, учитывая большое количество приложений, которые многие из нас имеют в своих телефонах.
• Есть приятное чувство выполненного долга, связанное с физическим вычеркиванием выполненного задания в отличии от простого удаления его с вашего телефона.
• Вы можете хранить все ваши списки в одной папке, которая выступает в качестве «руководства по управлению полетами» вашей жизни.
Тем не менее, есть несколько недостатков использования физического списка:
• Вы не имеете постоянного доступа к своим спискам. Если вы забыли папку, то можете не вспомнить, какие задачи нужно выполнить.
• Это утомительно, затратно и не экологично — распечатывать список каждую неделю.
• Это не удобно — носить папку с собой везде.
Теперь, когда вы знаете все плюсы и минусы физического списка дел, давайте поговорим о преимуществах цифровых вариантов.
Вариант 2: Цифровые списки.
Цифровые версии списков замечательны тем, что они портативные, синхронизируются с несколькими платформами (например, с вашим компьютером и мобильным телефоном) и обеспечивают простой способ сохранить историческую запись вашего рабочего процесса.
Ключ к нахождению правильного инструмента для работы — в использовании таких приложений, которые имеют простой интерфейс, и не слишком много наворотов.
Под такое описание подходит бесплатное приложение под названием «Remember the Milk (RTM)» (http://www.rememberthemilk.com/).
Вот быстрый анализ, плюсов RTM:
• Управляйте задачами быстро и легко. Предлагает интуитивно понятный интерфейс, который превращает управление задачами в удовольствие.
• Синхронизируйтесь с Аndroid, BlackBerry 10, Evernote, Gmail, Календарем Google, Ipad / iphone, Microsoft Outlook и Twitter.
• Получайте напоминания где угодно. Можно выбрать способ получения напоминаний. Имеет такие опции, как электронная почта, SMS и мессенджеры, а также такие услуги, как Google Talk и Skype.
• Организуйте списки так, как вам хочется. Создавайте столько списков, сколько вы хотите, и храните их в облаке — так легко увидеть, что должно быть завершено.
• Сотрудничайте, чтобы добиться своей цели. Доступны функции совместного использования, передачи и публикации задач и списков с вашими контактами по всему миру. Напомните вашей второй половинке сделать домашние дела.
• Планируйте ваше время. Посмотрите, что надлежит сделать сегодня и завтра, а также те дела, которые вы пропустили. Расставьте приоритеты, рассчитайте ваше время и переносите сроки с легкостью. Это очень удобно для создания простых списков важных дел каждое утро.
• Ищите свои задачи умным способом. Расширенные настройки поиска позволяют легко найти нужную вещь. Сохраните параметры поиска как Smart Lists — специальные списки, созданные на основании критериев поиска, заданных вами. Эти списки автоматически обновляются по мере изменения ваших задач.
• Поместите задачи в ваш календарь. Вы можете управлять задачами в RTM параллельно с обработкой ваших писем и календаря, потому что RTM синхронизируется с Gmail и Google Calendar. Это помогает просматривать предстоящие задачи, добавлять или редактировать их и отображать данные по проектам во время использования вами календаря.
• Будьте универсальны. RTM можно устанавливать на платформах iPhone, IPAD и Android. Вы даже можете использовать Siri в iOS, чтобы добавлять задачи. Он даже синхронизируется с Evernote и Microsoft Outlook.
Как видите, много чего можно осуществить с Remember the Milk. На первый взгляд, это может выглядеть как приложение с простым списком дел, но вы обнаружите, что это мощный инструмент, который можно использовать для управления четырьмя типами списков, о которых Вы можете прочитать в статье «Как все успевать и чувствовать себя полным сил и энергии»
Теперь, если по каким-то причинам вам не нравится RTM, вот несколько других приложений, которые мы можем рассмотреть:
- Any.do
- Toodledo
- Wunderlist
- Minimalist To Do List
Физические списки против цифровых
У вас есть два варианта: физические или цифровые списки дел. Какой вариант лучший? Честно говоря, все зависит от ваших личных предпочтений.
Цифровая версия идеально подходит для людей, которые привязаны к своим смартфонам. Так как они уже управляют своей жизнью через другие приложения, им легко развить регулярную привычку создавать списки дел с помощью программ типа Remember the Milk.
Другие люди предпочитают физический вариант списков. Что мне лично нравится в поддержании физических списков — что я могу держать эти списки открытыми рядом с моим компьютером в течение рабочего дня. Это действует как напоминание о том, что должны быть завершены проекты и где я должен сосредоточить свою энергию.
В конечном итоге вы должны выяснить, что работает лучше для вас. Вашим инструментом должен стать тот, которым легче всего пользоваться в вашей повседневной жизни.
Мой совет — проверьте оба варианта и посмотрите, какой из них для вас предпочтительнее.
Создание списка дел — только половина процесса. Гораздо важнее – осуществление действий на постоянной основе.
Помните об этом и эффективно достигайте своих целей!
Удачи!
Вас это заинтересует:
