Наверняка, каждый человек, который хочет повысить свою продуктивность и эффективность труда, задумывается над вопросом, как правильно вести ежедневник.
О самых основах и ключевых моментах ведения ежедневника, Вы можете прочитать в статье «Как вести ежедневник, чтобы повысить личную эффективность?».
А в этой статье мы разберем, как правильно составлять список еженедельных задач в своем ежедневнике. Ведь личная эффективность, как раз и складывается из таких навыков, как умелое составление списка еженедельных задач.
Порядок в голове = Порядок в делах
Чтобы достичь порядка в голове, необходимо грамотно составлять список задач.
У всех нас есть задачи, которые требуют ежедневных усилий. Они не являются частью какого-либо проекта. Это мероприятия, которые должны осуществляться на регулярной основе.
Например, работа с электронной почтой, телефонные звонки и так далее.
Вам также приходится справляться со случайными встречами, мероприятиями и личными обязательствами. Все эти позиции должны идти в ежедневнике под названием «Список еженедельных задач».
Текущие задачи составляют большую часть дня, поэтому очень важно планировать их и добавить их в свой ежедневник. Тем не менее, важно не попасть в ловушку занятости каждой минуты вашего дня. Иначе такой подход превратит ваш еженедельный список в изнурительный режим, который создаст ненужное напряжение.
Как правильно вести ежедневник
Чтобы правильно вести ежедневник — запишите три типа заметок в списке еженедельных задач:
- задачи в текущем режиме,
- задачи, требующие дополнительных сил (как новые привычки, запланированные встречи, собрания, личные обязательства)
- важные задачи в рамках ваших проектов.
Чтобы проиллюстрировать эту концепцию, давайте рассмотрим каждый тип заметок.
№1. Задачи в текущем режиме (текущие дела).
Список дел на неделю — не совсем типичный список дел. Это скопление рутинных задач, которые требуют ежедневного выполнения. Эти задачи важны для управления вашей профессиональной и личной жизнью, так что имеет смысл вычеркивать их из списка по мере выполнения в форме своеобразного ритуала. Этот список формирует предстоящую неделю.
Раз в неделю сядьте и запланируйте следующие семь дней (например, по воскресеньям). Начните с планирования времени на такие вещи, как:
- повторяющиеся рабочие задачи,
- физические упражнения,
- поручения,
- время с семьей,
- домашние дела,
- работа с бумагами (как личная, так и профессиональная),
- электронная почта,
- телефонные звонки
- приготовление еды.
Что происходит в этом списке — зависит от вас. Ключ здесь — в выделении времени каждый день на текущую деятельность. Это также помогает в осознании того, сколько времени обычно требуется на выполнение каждой задачи. Например, обработка электронной почты может занимать менее часа в день, так что вы всегда можете оставить достаточно времени на текущие дела.
Это также помогает совмещать, группировать дела, что позволяет увеличить эффективность каждого дня. Например, каждую неделю вам нужно посетить продуктовый магазин, почту и хозяйственный магазин. Тогда имеет смысл сгруппировать эти задачи, отведя им единый отрезок времени. Выполнение этих задач вместе позволяет вам осуществлять текущую деятельность наиболее эффективным образом.
Наконец, есть причина, почему необходимо начинать с текущей деятельности — она формирует всю последующую неделю. Если вы похожи на большинство людей, вас часто атакуют чрезвычайные ситуации или случайные задачи. Без установленного расписания вы не сможете понять, чем именно вы пожертвуете, когда скажете «да» на чью-то просьбу уделить ваше время.
№2. Встречи и собрания.
В дополнение к повседневным задачам, у вас также есть встречи, собрания и личные обязательства.
Вы должны учитывать это, потому что ваша способность выполнять важные задачи зависит от того, сколько времени у вас уходит на другие виды деятельности. Лучше знать заранее, что ваша продуктивность будет ограничена из-за назначенной перед этим встречи.
В дополнение к списку еженедельных задач важно использовать цифровой календарь, который посылает напоминание о предстоящем событии. Это будет работать как дополнительное напоминание о важных встречах.
Большинство мобильных телефонов оснащены этими функциями, а также вы можете использовать Evernote или офисное программное обеспечение (например Microsoft Outlook), которые имеют встроенный календарь. Можете использовать Google Calendar, он синхронизируется с Gmail и доступен через любое устройство с доступом в Интернет.
№3. Задачи в рамках проекта.
Последние пункты для включения в список еженедельных задач — это задачи из «списка задач в рамках проекта». Это может быть сложным, потому что вы хотите сосредоточиться на важных задачах, и в то же время избежать соблазна связать себя непосильными обязательствами в последующие семь дней.
Включайте в список только те задачи, срок выполнения которых приближается или те, выполнение которых имеет критически важное значение для выполнения проекта.
Что до остальных пунктов списка задач проекта – работайте над ними, только если вы закончили всё остальное.
Как составить список еженедельных задач
Мы уже обсудили три типа задач, включаемых в список еженедельных задач. Так как правильно вести ежедневник, используя такой список? Точнее — как этот список выглядит? Самый простой способ объяснить эту концепцию — предложить вам простой план действий.
Начните, открыв страницу еженедельника и разделив ее на секции по дням недели. Если вы из тех, кто лучше работает в определенной части дня (например, в первой половине дня), то разделите каждый день вашей деятельности на утреннюю часть и вечернюю. Если вы активно работаете в выходные, не забудьте включить их в перечень дней недели. Если выходные предназначены для отдыха, вы можете составить пятидневное расписание. Это в общей сложности 10 или 14 временных отрезков.
Теперь планируйте три типа мероприятий: текущая деятельность, встречи и собрания, задачи из «списка задач в рамках проекта» То, когда именно вы наметите ваши задачи — зависит от вашей работы и жизненного пространства. Важно использовать этот список для создания простой структуры деятельности на последующие семь дней.
Для иллюстрации, приведу Вам такой список задач на один из дней:
Понедельник
До обеда:
• Работа с видео (5).
• Просмотр проектов и задач (4).
• Обновление заданий (4).
• Обдумывание следующей книги (4).
После обеда:
• Написание статьи (4).
• Обработка писем (3).
• Обновление проектов (3).
• Комментарии в блоге (3).
• Изменение последнего блока рекламы (1).
• Запланировать рекламу (1).
В этом списке много задач. Некоторые из них будут иметь смысл в контексте трех типов задач, которые мы обсуждали, но другие могут быть немного запутанными.
Лучше не загромождать список еженедельных задач длинным списком дел. Необходимо включать туда только обязательные задачи и текущие дела, требующие дополнительных усилий. Таким образом, чтобы не чувствовать себя перегруженным.
Рядом с каждой задачей ставится небольшое число в диапазоне от 1 до 5.
Это — оценка уровня энергии, которую необходимо затратить для выполнения этой задачи:
(1) — очень небольшое количество энергии, и (5) — очень большое количество энергии.
Запланируйте все свои важные задачи, на ту часть дня, когда вы наиболее работоспособны.
Ответственность поможет вам оставаться сосредоточенным на важных вещах. Постарайтесь присоединиться в режиме он-лайн к группе людей, работающих в вашей сфере, чтобы обменяться идеями или получить отзыв. Это поможет воспитать в вас ответственность, так как вы возьмете на себя обязательства (по отношению к себе и другим), по завершению чего-либо к следующей встрече.
Можете освободить от дел субботу, но запланировать на воскресный вечер завершение бумажной работы и обработку новых идей. Затем напишите список и используйте его для проверки вашей текущей деятельности. Этот список текущих дел является основой для следующих семи дней.
Надеюсь, этот пример помог продемонстрировать, как создавать еженедельный список задач.
Просто помните одну вещь: этот список должен быть ориентиром для того, что должно быть сделано. Жизнь всегда может преподнести нам сюрпризы, поэтому лучше рассматривать эти задачи как полезные советы, а не обязательные к выполнению дела.
Честно говоря, жизнь слишком коротка, чтобы терзать себя за невыполненные пару дел.
Вот такие советы о том, как правильно вести ежедневник. Используйте их и повышаете свою производительность труда!
А о том, какие бывает еще списки задач и об особенностях их использования и составления, Вы можете узнать из статьи «Как все успевать и чувствовать себя полным сил и энергии».
Вас это заинтересует:
